Fáilte roimh !
Semaine du 2 au 5 juin
Cette semaine lundi était férié.
J'ai continué de travailler le reste de la semaine sur l'organisation de Bloomsday en contactant Brian S. et Peter O. quotidiennement. J'ai vérifié avec Brian que tout soit prêt pour la musique, la scène, le son... Peter travaille à EastCoast FM qui est une radio locale, j'ai rempli le formulaire avec les détails nécessaires sur Bloomsday pour que son scripte crée un spot publicitaire. J'ai confirmé la présence des artistes et créé un programme de leur passage heure par heure.
Mercredi nous avons eu un réunion Coffee & Tea Festival pour laquelle j'ai dû préparer un document avec les points à aborder pendant la réunion et les slides de la présentation avec le nouveau budget. De nouvelles idées et des débats ont été au centre de cette réunion.
Jeudi j'ai contacté les membres BID et ceux des groupes de travail pour trouver un(e) volontaire pour venir à bord du prochain bateau de croisière le 14 juin avec moi et promouvoir Dún Laoghaire.
J'ai eu une réunion avec Brian S. pour se mettre au point sur des détails techniques et artistiques (je lui ai envoyé le pogramme et les contacts des artistes pour Bloomsday).
Vendredi Melanie et moi sommes allées chercher des brochures pour en envoyer aux commerçants ayant payé pour apparaître dedans et ainsi faire de la promotion pour l'arrivée de croisières.
J'ai commencé à créer une page dédiée à Bloomsday sur notre site Internet www.dunlaoghaire.ie
WEEKEND: direction Ennis et visite de la côte Ouest de l'Irlande!
Semaine du 8 au 14 juin
J'ai pris lundi comme jour de repos étant donné que l'une de mes amies est venue passer le weekend: voir Mes aventures.
Mardi j'ai continué d'écrire et mettre en ligne les articles et événements pour Bloomsday sur notre site Internet. L'un des artistes a annulé sa participation, j'ai donc dû retravailler le planning des représentations. J'ai contacté les personnes concernées pour valider les horaires du train, des visites guidées et être sûre du nouvel emplacement de la scène pour l'organisation technique.
Mercredi j'ai réservé et payé pour avoir la salle de conférence pour B2B Day jeudi 18 juin, événement sur lequel je travaille toujours avec Melanie.
J'ai créé un événement sur Eventbrite pour que les gens puissent s'inscrire aux visites guidées le jour de Bloomsday sur différents créneaux horaires. Je les ai mis en ligne, publié sur Linkedin et ajouté à notre Newsletter.
Pour plus de clareté sur le site Internet, j'ai fait une page dédiée à Bloomsday (qui apparaisse dans la barre de menu principal) d'où on peut directement accéder aux pages des différents événements et Eventbrite grâce aux liens.
La journée s'est terminée par la réunion Web & Communication pendant laquelle on a l'habitude de discuter avec les membres de ce groupe des événements à venir (les nouveautés, les nouvelles idées..)
Jeudi j'ai continué la maintenance du site Internet et ajouté de nouveaux articles pour promouvoir de nouveaux événements pour Bloomsday. On a fait imprimer des posters spécialement pour la journée du 16 juin que j'ai été déposer dans les magasins pour les mettre sur les vitrines.
J'ai commandé plus de K-way pour les Ambassadors pour l'arrivée de la croisière dimanche.
Avant de partir j'ai préparer la salle pour la réunion Financial meeting.
Vendredi j'ai créé un événement sur notre page Facebook sur lequel j'ai publié tous les liens vers les différentes pages du site Internet. Je suis allée en ville prendre en photos les vitrines des magasins ayant mis Bloomsday en décoration et je les ai publié sur Facebook, celle qui obtiendra le plus de "J'aime" aura une récompense. J'ai fait circuler l'événement sur nos réseaux sociaux pour toucher un maximum de personnes.
Dimanche je suis retournée à bord d'un bateau de croisière faire la promotion de la ville! Le Celebrity Silhouette, un très grand et luxueux bateau! J'étais avec Suzanne pour représenter la ville et inviter les passagers à y passer la journée. Nous avons pu visiter le bateau et même profiter du buffet! C'est toujours un agréable et inoubliable moment. Nous sommes revenues sous le soleil pour profiter du concert de bienvenue en ville et du marché local à People's Park.
Semaine du 15 au 19 juin
Fáilte Ireland avait besoin des posters Bloomsday avant midi (pour préparer le train décoré pour le lendemain), j'ai donc dû contacter plusieurs entreprises de coursiers avant d'en trouver un capable de livrer le colis dans les temps.
J'ai fait la promotion de nouveaux membres BID sur notre page Facebook.
Mardi, Bloomsday, enfin! J'ai appelé Alan pour savoir si les visites guidées avaient bien démarré à l'heure et que les participants qui étaient passé par Eventbrite avaient bien trouvé le lieu de départ. J'ai vérifié avec Brian que la scène, le son et les équipements étaient en place pour accueillir les artistes. Je suis allée prendre en photo l'arrivée du train spécial Bloomsday avec les passagers déguisés pour l'occasion!
Dans l'après-midi nous avions un rendez-vous à la librairie pour vérifier l'agencement de la salle de conférence pour le jeudi. J'ai contacté la responsable du café de la librairie pour obtenir un devis pour la "pause café" et passer commande.
Mercredi j'ai supprimé Bloomsday du menu principal et de la page d'accueil de notre site Internet. J'ai ajouté et cherché de nouveaux événements sur notre calendrier pour les prochaines semaines.
J'ai préparé la signalétique pour B2B Day pour guider les participants (fléchages).
Jeudi matin Melanie et moi avons été mettre en place la salle de conférence à la librairie pour accueillir notre événement B2B Day (pendant lequel les commerces/services/assurances... de la ville pouvaient présenter leurs produits et créer des partenariats entre eux).
Nous avons dû trouver un moyen rapide de résoudre le manque de tables dès notre arrivée pour avoir un espace par participant. J'ai effectué les branchements et vérifié que tout était prêt pour les présentations (écran, son, PowerPoint, Internet...)
Nous avons accueilli les participants vers midi (les placer à leur table, discuter avec eux et les inviter à faire connaissance avec les autres).
La journée s'est très bien déroulée (pour une première!), tout le monde était très satisfait et nous avons reçu beaucoup de remerciements et de félicitations! Au cours de la journée j'ai pris quelques photos pour les partager sur Internet ensuite. Notre petite équipe était pas peu fière de cette réussite.
Le vendredi j'ai créé un groupe privé B2B Day sur Google+ pour partager les photos de la veille et inviter les convives à la prochaine rencontre B2B Day, le 17 septembre prochain.
Le 9 juillet prochain aura lieu la soirée des membres du BID. Pour savoir combien de personnes souhaitent participer, j'ai créé un événement Eventbrite que Melanie a inséré dans la Newsletter BID Members.
Semaine du 22 au 26 juin
Cette semaine Sven était absent, Melanie et moi étions donc seules au bureau.
J'ai ajouté les participants manquants au groupe sur Google+ et publié les photos. Afin de préparer la soirée des membres BID j'ai contacté le restaurant Oliveto (où aura lieu l'événement) pour obtenir un devis. Nous avons besoin d'une petite salle pour la réunion avant la soirée et de la grande salle de réception avec toats et cocktails (+ vidéo-projecteur et matériel audio-visuel).
J'ai ajouté la prochaine réunion Chritmas Festival à l'agenda et invité les membres du groupe à y participer. Même chose pour la prochaine réunion Tea & Coffee Festival (rappel!).
Nous avons une nouvelle stagiaire, Brunna, qui vient du Brésil et est ici pour un mois et demi. Elle étudie le graphisme et webdesign, je lui ai donc envoyé les présentations des prochains festivals pour qu'elle puisse créer les posters pour les vitrines des magasins et les bannières du site Internet.
Melanie et moi sommes allées voir les commerçants pour leur demander s'ils souhaitent s'inscrire à une nouvelle application mobile pour la ville de Dún Laoghaire: CityBcon. Elle permet aux commerçants de mettre des offres en ligne et quand les touristes/locaux passent devant le magasin, ils reçoivent une notofication sur leur mobile qui les incite à entrer.
Nous avons également déposé les dossiers d'enregistrement pour les cafés / restaurant qui disposent ou souhaiteraient avoir des tables et chaises devant leurs enseignes.
J'ai profité de cette semaine plutôt calme pour commencer à rédiger mon rapport personnel.
