Semaine du 5 au 8 mai

C'était une semaine plus courte car lundi était un jour férié.

Cette semaine j'ai envoyé les invitations aux nouveaux volontaires qui guideront les passagers lors de l'arrivée des bateaux de croisières. Je les ai appelés pour savoir combien d'entre eux seraient présents à la présentaion du jeudi soir (dont j'ai réalisé le PowerPoint). Pour y voir plus clair, j'ai créé un document Excel regroupant leurs coordonnées, leurs disponibilités et leurs compétences linguistiques. J'ai également créé une fiche d'informations qu'ils ont rempli le jeudi soir. J'ai aussi fait un planning avec les dates d'arrivées des croisières et grâce à un code couleurs, savoir qui est disponible ou non (pour une meilleure organisation).

 

Durant cette semaine j'ai également dû retravailler les budgets du Tea&Coffee Festival et Bloomsday en incluant les nouveaux devis. 

Je me suis occupée de la réservation d'une salle de conférence à la librairie pour que Sven puisse maintenir la réunion "Financial BID" qui avait lieu à la même heure que notre présentation le jeudi (transmettre le paiement, valider la salle...). Le mercredi j'ai fait ma première présentation à une volontaire qui n'était pas disponible le lendemain, notre échange à été enrichissant car elle a une carrière impressionnante dans le tourisme et particulièrement l'événementiel! C'était aussi un entrainement pour le lendemain.

 

Le jeudi après-midi nous avons eu la dernière réunion au Harbour Lodge avant l'arrivée du premier bateau, le mardi suivant (derniers détails d'organisation avec Carolyn H. et Leah). Le soir, dix volontaires ce sont présentés à la réunion, que j'ai animé seule (avec l'aide de Melanie pour répondre aux questions en seconde partie). Au final, pas beaucoup d'entre eux sont intéressés pour devenir volontaire dans ce projet car ils trouvent les journées trop longues et ne veulent pas rester dehors. Il a fallu trouver de bons arguments pour les convaincre. Comme nous ne nous occupons pas de l'organisation logistique, il y a des réponses auxquelles on ne pouvait pas répondre... J'étais à la fois déçue et énervée à la fin de cette présentation car j'ai travaillé plusieurs semaines sur le montage du PowerPoint et au final des détails manquaient...

 

Le vendredi j'ai envoyé un résumé de la présentation à Carolyn H. et les fiches d'informations que les volontaires ont rempli la veille. Je voulais partager mon ressenti sur le déroulement de la présentation mais Sven pensait que ce n'était pas une bonne idée (et a réécrit mon email). Je me sens souvent inutile dans ce stage, comme je l'ai déjà fait remarqué la semaine dernière.
Melanie et moi sommes allées chercher les posters qui annoncent l'arrivée des croisières et qu'il faudra aller distribuer la semaine prochaine dans les magasins pour les accrocher aux vitrines.

Personnellement, je trouve qu'ici les gens ont tendance à faire les choses au dernier moment sans vraiment s'en inquiéter et au final rien ne se réalise comme c'était prévu. Melanie et moi voyons les choses de la même façon car en Allemagne, comme en France, nous avons l'habitude de suivre un planning et de préparer tout à l'avance.

 

Semaine du 11 au 15 mai 

Cette semaine a été assez épuisante car mardi le premier bateau de croisière est arrivé à DúnLaoghaire: Le Royal Princess avec presque 4000 passagers à bord. 
Lundi nous avons préparé les derniers détails: aller chercher les coupons repas dans les restaurants ayant acceptés d'offrir le déjeuner aux Ambassadors (volontaires). Nous avons été chercher les blousons que doivent porter les volontaires pour être reconnus des touristes (comme un des logos n'était pas le bon, il a fallu trouver un imprimeur qui nous fasse des stickers à coller par dessus). On s'est ensuite retrouvé au Harbour Lodge avec les personnes en charge de l'organisation de l'arrivée des croisiéristes pour un tour de la ville (définir les points stratégiques où positionner les Ambassadors, les arrêts de la navette gratuite des croisiéristes, vérifier que l'espace du "Welcome Event" soit prêt à accueillir les musiciens et danceurs...) Avec Melanie nous avons terminé d'aller mettre les affiches aux vitrines des commerces. Puis, on a établi une liste des choses à ne pas oublier pour le lendemain.

 

Mardi j'ai retrouvé Sven à 6h15 car nous devions prendre la première navette à 7h qui nous emmenait jusqu'au Royal Princess où nous avons fait la promotion de Dún Laoghaire pendant 4 heures! C'était très impressionnant, c'est un immense bateau de croisière dans lequel j'ai pu rencontrer des touristes de tous horizons, tous très enthousiastes et ravis de savoir qu'un accueil leur avait été préparé tout spécialement en ville ce jour-là. J'ai pu parler un peu espagnol avec certains d'entre-eux. Sven et moi étions installés dans le hall principal du bateau avec les cartes et brochures de la ville à distribuer. En fin de matinée on a repris la navette pour retourner sur la terre ferme et voir comment les choses se déroulaient en ville. Il n'y avait pas beaucoup de monde à l'événement d'accueil mais l'ambiance était festive et Dún Laoghaire plus vivant. Nous avons pu rester un peu au concert avec Melanie que j'ai retrouvé sur place. De retour au bureau l'après-midi, Sven a mis une photo de moi à bord du bateau sur notre page Twitter! Peu de personnes auront le privilège de monter à bord des bateaux cette saison, j'en garde un très bon souvenir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mercredi matin j'ai reçu Stuart R. au bureau pour lui faire la présentation des Ambassadors car il souhaite être volontaire mais n'était pas disponible la semaine d'avant lors de la réunion. Il était très intéressé et a répondu présent pour aider la semaine prochaine pour l'arrivée des deux autres croisières.

J'ai pris contact avec Bobby et JJ. Dabboven (patrons de différents café dans la ville) pour avoir leurs avis sur la présentation PowerPoint et le budget prévisionnel du festival Coffee&Tea avant la prochaine réunion, le 26 mai.

Melanie et moi avons eu une longue réunion de debriefing l'après-midi au Harbour Lodge sur les retombées de la première journée de l'arrivée d'une croisière. Le bilan était dans l'ensemble positif et satisfaisant, tout le monde était content que tout ce soit bien passé. Nous avons fait une liste des points à modifier pour les prochaines arrivées. J'ai fait un résumé de la réunion à Sven qui n'avait pas pu venir, que je lui ai envoyé par email.

 

Jeudi j'ai contacté Sarah du centre de volontariat de Blackrock, grâce à qui nous avons des candidatures pour les Ambassadors, pour la remercier de son investissement. Je lui ai demandé de ne pas hésiter à nous envoyer encore plus de personnes intéressées car il faudra plus de volontaires pour les prochaines arrivées. J'ai d'ailleurs dû relancer par téléphone ceux qui n'avaient pas donné de nouvelles et mettre la liste des disponibilités à jour. Je dois rester constamment en contact avec Leah et Carolyn concernant l'organisation des Ambassadors et leur envoyer toutes modifications ou nouveautés.

J'ai ajouté la page Linkedin sur Hootsuite (site pour gérer toutes les pages de nos réseaux sociaux) et j'ai étudié les retombées pour notre entreprise en comptant le nombre de tagues "DL_BID" grâce à l'arrivée du Royal Princess.

 

Vendredi j'ai contacté les membres des groupes de travaux du BID (financial, web&communication, board members) pour trouver des intéressés pour faire la promotion de la ville à bord des prochains bateaux de croisières (car les représentants doivent tourner...)! Il y en a déjà 4 qui ont répondu présents pour la semaine prochaine et plus tard. J'ai donc également créé un planning de disponibilités pour ces volontaires.

J'ai convenu d'un rendez-vous avec un étudiant irlandais qui souhaite effectuer un stage au sein de l'équipe (il gérerait toute la partie multimédia: site internet, réseaux sociaux...)

J'ai terminé par remplir la demande de financement de projets de "Fáilte Ireland" pour obtenir des fonds pour Bloomsday Festival, le 16 juin prochain. Je l'ai envoyé à la personne en charge d'étudier notre candidature. 

WEEK-END!

 

 

Semaine du 18 au 22 mai

J'ai contacté les représentants de la ville et membres du BID ayant accepté d'aller à bord des croisières pour promouvoir Dún Laoghaire (pour avoir leur dates de naissances, numéros de passeports...) et préparer leur montée à bord. Je correspond avec Leah pour mettre tout en ordre.

La veille de l'arrivée du Queen Mary II, Melanie et moi avons commandé les barres de céréales et bouteilles d'eau pour les Ambassadors et sommes allées les chercher (ces produits sont offerts par le Supermarché). Nous avons été chercher les vouchers dans les restaurants et avons mis en place les derniers détails logistiques pour le lendemain.

(Je n'ai pas pu travailler le mercredi, étant malade et incapable de sortir). Cependant, j'ai eu Melanie au téléphone qui m'a annoncé qu'au lieu de 7h30, les premiers passagers sont arrivés seulement à 11h30 car la mer était trop déchaînée pour que les navettes puissent les emmener du bateau jusqu'au port. La moitié des volontaires sont rentrés chez eux et Carolyn ne savait plus comment gérer la situation...

Le jeudi je suis tant bien que mal retournée travailler. J'ai paufiné la brochure Christmas Festival que j'ai envoyé aux membres du groupe qui s'occupent aussi de l'événement, en les conviant à notre réunion la semaine suivante. J'en ai fait de même pour le Coffee & Tea Festival (en y ajoutant de nouveaux participants). J'ai envoyé le budget et la présentation en demandant leurs avis aux membres du groupe (modifications, ajouts...?).

Pour financer les événements futurs, j'ai pris attache avec Brian pour savoir où se renseigner pour des demandes de subventions. 

J'ai répondu à deux demandes de stage (rendez-vous avec Sven la semaine suivante).

Pour une réunion la semaine suivante, j'ai appelé la librairie pour réserver une salle de conférence et procédé au paiement. 

Pour finir, j'ai tracé le chemin de la "procession des lanternes" (sur Google Map), organisée pour les enfants lors du festival de Noël.

 

 

Semaine du 25 au 29 mai

La semaine a commencé par une réunion au centre de Dublin avec Sven suite à la demande de subventions que j'avais envoyé à Fáilte Ireland pour financer l'événement Bloomsday (le 16 juin). Nous avons obtenu un budget qui nous permet de mettre en place différentes activités. Des représentants des transports ferroviaires étaient aussi présents et un métro décoré amènera les gens qui souhaitent célébrer Bloomsday à Dún Laoghaire jusqu'à notre station. J'ai fait un résumé de la réunion en rentrant pour que Melanie puisse avoir un aperçu de ce qui se prépare et pour garder les grandes idées de côté pour l'organisation du Jour-J.

Le mardi Sven a reçu des membres du BID pour discuter des problèmes de parking dans la ville (Melanie et moi avons préparé la salle mais pas participé). Par contre, nous sommes toutes les deux allées l'après-midi au Harbour Lodge pour une réunion de mise au point sur les prochaines arrivées de croisières. Il est possible que certains bateaux amarrent à Dublin plutôt qu'à Dún Laoghaire. Il a été décidé que le Welcome Event pour fêter l'arrivée des passagers changerait de place et que les Ambassadors devaient être positionnés à des endroits plus stratégiques. J'ai écrit un résumé en rentrant pour Sven.

 

Le mercredi j'ai contacté des artistes, troupes de théâtre, bars/pubs...pour trouver des acteurs et/ou musiciens pour Bloomsday afin d'animer l'après-midi du 16 juin à Dún Laoghaire. J'ai également contacté des associations qui travaillent sur le même événement mais le weekend précédent (13-14juin) pour obtenir des contacts.

J'ai mis à jour le budget avec les nouvelles cotations.

 

Jeudi nous avons eu la réunion Christmas Festival à la librairie car c'est devant celle-ci qu'aura lieu le marché de Noël (Sven a donc fait un "état des lieux" aux membres du groupe). Nous avons échangé nos idées sur comment indiquer au public le chemin pour se rendre aux chalets (lumières, panneaux, arches?). J'ai réalisé le planning des activités des weekends du 20 novembre au 23 décembre.

L'après-midi nous avons reçu Alan D. qui fera les visites guidées depuis Dún Laoghaire jusqu'à Sandycove le jour de Bloomsday, en passant par les points touristiques. Il nous a convié, Melanie et moi, à une visite gratuite durant l'été.

 

Vendredi j'ai fait une liste des artistes disponibles pour Bloomsday et appelé ceux qui n'avaient pas donné de réponse pour les relancer. Nous en avons maintenant suffisamment pour occuper l'après-midi. J'ai également eu l'idée de créer des activités ludiques qu'on pourrait trouver dans les kermesses (jeu des conserves, course à l'oeuf, chaise musicale...).

J'ai créé un document "What's going on for Bloomsday?" pour avoir un aperçu global des activités mises en place dans la ville et aux alentours et fait un planning Excel avec noms des artistes/contacts/prix/prestations.

Pour finir, j'ai réalisé un document (type affiche) à envoyer aux magasins de la ville pour les inviter à décorer leurs vitrines pour célébrer Bloomsday.