Semaine du 29 juin au 3 juillet

Cette semaine j'ai continué d'organiser la soirée des membres BID. Après avoir obtenu un devis, j'ai réservé deux salles dans un bar/restaurant: une pour la réunion des douze dirigeants BID et une pour tous les autres membres ayant répondu présents sur Eventbrite. J'ai également demandé un devis et passé commande pour un buffet apéritif.

Brunna a créé un poster pour le Coffee and Tea Festival que j'ai pu envoyer aux membres organisateurs en leur demandant leurs avis et effectuer les changements nécessaires.

Melanie et moi avons créé une liste d'adresses email pour relancer les commerces suite à notre démarche de la semaine précédente concernant l'application CityBcon.

J'ai invité de nouveaux membres à la prochaine journée B2B sur le groupe créé la semaine dernière afin d'agrandir le réseau de commerces et faciliter la création de partenariats.

Helen, de Fáilte Ireland, m'a demandé de lui envoyer un résumé de ce qui avait été réalisé pour Bloomsday à Dún Laoghaire ainsi que le budget final. Nous avons reçu la subvention la semaine suivante.

 

Semaine du 6 au 10 juillet

J'ai contacté les membres du groupe Christmas Festival pour leur rappeler la réunion du mercredi et leur envoyer les différents posters créés par Brunna afin d'obtenir leurs avis pour d'éventuelles modifications. J'y ai joint la liste des points qui seraient abordé et leur ai demandé s'ils souhaitaient aborder d'autres sujets.

J'ai contacté l'école d'Art (IADT) pour savoir s'il serait possible que les étudiants travaillent sur la fabrication d'une crêche de Noël et sur des représentations théâtrales.

Le jour de la réunion j'ai pris en note les nouvelles idées et informations pour écrire la Minute (résumé) et l'envoyer à Ciáran, directeur de Milestone Management qui organisera le Festival de Noël avec le BID.

 

J'ai repris contact avec les artistes ayant participé à Bloomsday et qui n'avaient pas été payés pour leur envoyer leurs versements par transactions bancaires.

 

Jeudi nous avions la soirée des membres BID à l'hôtel Kingston. Ma collègue Melanie et moi avons préparé les flêchages pour guider les participants vers la salle de conférence (que nous avons accroché sur place l'après-midi). Nous devions arriver plus tôt pour mettre en place les présentations PowerPoint et vérifier que le matériel audio-visuel était opérationnel. J'ai également rencontré David L. avec qui j'ai échangé pour préparer cette soirée. Melanie et moi avons accueilli et guider les participants à leur arrivée et une fois tout le monde arrivé, nous avons pris place pour la présentation des projets BID (20/20 Vision, résumé de l'année 2014, questions). Pour finir, nous avions un apéritif (commandé la semaine d'avant avec David L. avec un service irréprochable) et pendant lequel nous avons pu discuter avec des membres BID. Tout les participants ayant été satisfaits de leur soirée, j'ai envoyé un email pour remercier David L. et son équipe pour leur travail.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Semaines du 13 au 17 et du 20 au 24 juillet

 

Les dernières semaines sont plutôt calmes au vu des départs en vacances (les réunions sont reportées et au bureau nous faisons quotidiennement les mêmes tâches. 

Il y a eu la réunion pour le Music Weekend Festival avec les membres qui contribuent à sa réalisation. Comme Sven avait un rendez-vous à l'extérieur, j'ai dirigé moi-même la réunion à l'issue de laquelle j'ai rédigé la Minute. Je travaille toujours avec Brian S. et Ciaran de Milestone Management pour l'organisation de ce weekend. Je me suis aussi rendue seule à la réunion organisée par Ian K. gérant du bar Gilbert & Wright et membre communication du BID. Il souhaite réalisé un weekend "craft beer" (bières brassées localement) et souhaite avoir du soutient pour la communication de l'événement. J'ai également écrit la Minute que j'ai envoyé aux autres participants et à Sven.

 

Pour le lancement de l'application mobile CityBcon dans le centre ville de Dún Laoghaire ainsi que l'apparition du nouveau logo Dún Laoghaire Town (qui remplacera Business Improvement District), Melanie et moi avons commencé à travailler sur l'événement. Le but est de faire connaître au public la nouvelle application (qui leur propose des offres très intéressantes lorsqu'ils entrent dans l'un des magasin participant). Nous avons rencontré John F. qui est le créateur de l'application pour Dún Laoghaire. Il faut que nous demandions aux commerces déjà inscrits de nous envoyer deux offres + 10 photos en format paysage + un texte de présentation. Concernant le weekend de lancement de l'application et du nouveau logo, nous avons prévu de la musique, un compteur géant avec le nombre de téléchargements en direct, des volontaires pour distribuer des flyers et faire la promotion. Nous avons pu discuter de l'organisation de cette journée lors de notre réunion Web & Communication et il faudra aussi créer des pages spéciales sur les réseaux sociaux et sites Internet pour faire connaître l'événement le plus possible.

 

 

Semaine du 27 au 31 juillet

 

Comme mes amies de classe sont venues me rendre visite j'ai eu mon lundi de libre.

Le reste de la semaine, Sven nous a demandé de travailler sur une Newsletter mensuelle pour les membres BID "business" qui sera imprimée en version papier. Melanie et moi avons écrit les articles qui y apparaîtront (événements des mois à venir, prochaines réunions d'informations, ouverture de nouveaux commerces/bureaux...). J'ai aussi créé un collage avec les photos des prochains événements et demandé à Brian S. de Milestone Management un court paragraphe sur ceux qu'il organise pour résumer ce qui se prépare.

Melanie et moi avons continué de travailler sur le budget et la journée de lancement de l'application mobile et du nouveau logo Dún Laoghaire Town.

Comme cette semaine était la dernière pour Melanie, elle m'a envoyé les dossiers de ses travaux en cours pour que je prenne son relais (notamment en ce qui concerne les participants à l'application mobile, leurs enregistrements et photos de leurs commerces...). Un nouveau stagiaire est arrivé d'Italie, Edoardo. Nous lui avons montré comment rentrer les Offres Spéciales de la semaine pour la Newsletter et le site Internet puis d'autres tâches utiles pour travailler au quotidien au BID.

Suite à une demande, j'ai dû établir une liste des Bed&Breakfast de Dún Laoghaire et ses environs.