Semaine du 7 au 10 avril

J'ai commencé par une petite semaine car le lundi de Pâques était un jour férié ici aussi. J'ai donc fait connaissance avec Sven, mon maître de stage et Mélanie, une étudiante allemande également stagiaire. Sven m'a annoncé "This is the team!", ce qui m'a surprise car je m'attendais à travailler avec plus de monde, mais ce sera moins difficile pour se connaître.

J'ai été très bien accueillie (café, visite des locaux et installation à mon nouveau bureau). Nous nous sommes réunis pour m'apporter plus d'informations sur l'entreprise et sur les événements à venir dont je participe à l'élaboration.

 

Pour cette première semaine, j'étais seule avec Mélanie car Sven était en vacances. Nos principales missions étaient les suivantes:

- Aller démarcher les commerçants de la ville pour apparaître dans la brochure qui va être créée et distribuée aux croisiéristes qui arriveront à Dún Laoghaire de Mai à Septembre. La ville attend plus de 63 000 passagers, 60 000 brochures vont être imprimées, le but de cette opération est de faire rester les touristes dans notre ville au lieu de se rendre à Dublin centre. C'est une mission intéressante pour une première semaine car ça me permet de prendre mes repères et de mémoriser les commerces (avec qui je serai amenée à retravailler). De plus, l'idée leur plaisait bien et un grand nombre sont près à payer pour avoir un espace de publicité dans le guide de la ville. Nous avons fait le tour des commerces sur trois jours.

- Nous devions également trouver des "Special Offers" sur les vitrines des magasins pour les mettre en ligne sur notre site Internet (c'est une des missions qu'il faut faire chaque semaine, le mardi).

- J'ai envoyé des mails et appelé les Chambres de Commerces et les Tidy Towns Winners d'Irlande pour les inviter à la Conférence très importante que nous organisons le jeudi 16 avril: The Future of Towns.

- Mélanie devait me montrer comment télécharger les "Special Offers" sur notre site Internet, comment fonctionnent les logiciels que le BID utilise au quotidien (Mailchimp, Hootsuit, la boite mail commune...). Dès le lendemain je devais mettre mes nouvelles connaissances en application notamment en ajoutant les nouveaux événements dans l'agenda du site Internet. Le vendredi nous avons reçu un mail de Sven nous autorisant à quitter le bureau à 15h!

 

Semaine du 13 au 17 avril

Sven est revenu de ses vacances, nous lui avons donc fait un résumé des tâches effectuées la semaine précédente. Il nous a indiqué des lieux où nous n'étions pas allées pour la brochure, nous nous y sommes rendues le matin même et avons continué de mettre les affiches pour la course du 3 mai par la même occasion.

Nous avons dû réfléchir à des arguments pour les commerçants qui hésitaient ou ne voulaient pas mettre un espace publicité dans le guide (accueil festif, city-tours...)

J'ai réfléchi aux activités qui pourraient être mises en place pour le Coffee & Tea Festival qui aura lieu au mois de novembre et les illustrer sur PowerPoint. La réunion avec les directeurs des coffee shops de la ville ayant lieu le mardi 21, tout doit être prêt. J'ai aussi dû pensé à de nouvelles idées pour le Christmas Festival (très important dans à Dún Laoghaire).

 

Mardi je suis arrivée tot car nous avions une réunion avec les membres du BID et je devais préparer la salle. Nous avons parlé des plans mis en place pour l'amélioration de la ville et ceux qui allaient être abordés à la conférence Future of Towns le jeudi. J'ai rencontré de nouvelles personnes avec qui je serai amenée à travailler à nouveau dans les prochains mois.

J'ai reçu mon ordinateur de travail ce même jour et j'ai dû le configurer entièrement pour sa mise en marche (et pour le fusionner avec les autres appareils du bureau). Ce n'était pas une partie de plaisir mais je m'en suis sortie tant bien que mal. J'ai maintenant ma propre adresse mail Outlook affiliée à l'entreprise. Mélanie a pu m'envoyer tous les documents importants dont on aura besoin pour la saison ("Top 10" des activités à Dún Laoghaire par exemple).

Tim qui s'occupe de l'impression des brochures est venu nous rencontrer pour savoir à combien de participants on en était (12 ce jour là, il en faudrait 28). Le lendemain nous sommes retournées dans les magasins qui n'avaient pas donné de réponses pour les relancer. (Aujourd'hui nous approchons des 20!)

 

Mercredi je me suis occupée de copier les biographies des intervenants à la Conférence du jeudi pour laquelle il y avait une répétition la veille au soir.

J'ai envoyé les nouvelles offres aux membres du BID sur la Newsletter, puis envoyé des emails aux magasins dans lesquels nous n'avions pas eu d'interlocuteur la veille (toujours pour le guide). J'ai ajouté des images à mon PowerPoint pour le Coffee Festival pour le rendre plus attractif.

Nous avons été faire des courses avec Mélanie et mise en place la salle de réunion au bureau pour la répétition et les dernières mises au point avant le Jour-J (le lendemain, jeudi 16).

 

Jeudi nous devions être à 7h20 à l'hôtel Royal Marine où se déroulait la conférence Future of Towns tant attendue. Nous avons préparé la salle (150 personnes étaient invitées), disposé les brochures, les badges des participants a distribuer à leur arrivée, installé les affichages dans l'hôtel... J'ai ensuite accueilli les invités que je devais guider depuis le hall jusqu'à la bonne salle de conférence (car il y en avait plusieurs). Nous avons ensuite pu assister aux discours et présentations et discuter avec les professionnels présents lors des pauses.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L'après-midi Mélanie et moi avions une autre réunion à la Mairie (County Council) pour un debriefing sur la façon dont vont se passer les arrivées des croisières à partir du mois de Mai jusqu'à fin Septembre. Nous aurons une part importante dans l'accueil des touristes qui arriveront principalement d'Allemagne, France, Angleterre et Espagne et pour lesquels nous avons à nous deux les compétences linguistiques nécessaires. Une visite du parc où auront lieu les fêtes de bienvenue des croisiéristes nous a été faite ainsi que celle du Musée de la Marine pour nous imprégner de ce que nous devrons "vendre".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Le vendredi nous avons eu une réunion avec Carolyn H, chargée commerciale au Harbour Company pour l'organisation des arrivées des croisières (événements mis en place, recherche de personnel pour l'accueil des passagers...). A la suite de cette réunion j'ai fait un résumé (notamment pour Melanie qui était en congé) pour lister les tâches dont nous devons nous occuper avant le 15 mai, jour du premier bateau de croisière au port de Dún Laoghaire. J'ai commencé à en réaliser quelques-unes comme demander aux commerçants de la ville de revenir vers nous s'ils souhaitent avoir un chalet sur la place du port les jours d'arrivées de croisières pour vendre leurs produits locaux. 

Sven m'a demandé de rédiger un email de remerciement pour les conférenciers ayant fait une présentation lors de Future of Towns. J'ai aussi du contacter les membres du Sunday Business Post avec qui nous avons travaillé le jour de la conférence pour qu'elles nous envoient le rapport et quelques photos qui apparaitront sur notre site Internet.

La semaine s'est terminée et j'ai pu partir en weekend direction Kilkenny!

 

Semaine du 20 au 24 avril 

Cette semaine commencé très calmement, trop calmement a mon goût... Je n'ai pas quitté le bureau de la journée. Nous avons fait un point avec Sven et Melanie sur les événements à venir du plus au moins importants et nous nous sommes reparties les tâches. 

J'ai créé une annonce de recrutement pour accueillir de nouveaux stagiaires irlandais pour nous aider durant l'été et l'envoyer aux universités locales. Je me suis occupée de faire le PowerPoint pour les étudiants que Melanie et moi allons former pour l'arrivée des croisières (visite de la ville et points d'intérêts à connaitre impérativement). Nous serons également en charge de les superviser lors des arrivées des croisiéristes. Nous nous sommes repartis les weekend pendant lesquels nous travaillerons ou non selon les arrivées des bateaux (3 weekends chacune).

J'ai changé la bannière sur la page d'accueil du site Internet pour qu'apparaisse l'événement "Wings for Life", la course sponsorisée par Redbull dont le départ aura lieu à Dun Laoghaire le 3 Mai prochain.

Sven nous a demandé de travailler ensemble avec Melanie sur une journée "B2B Day" à laquelle les commercants de Dún Laoghaire pourraient se rencontrer pour échanger, créer des partenariats... Nous avons pensé organiser un salon où ils exposeraient leurs produits/services et des sessions de speed dating professionnels. J'ai contacté la nouvelle librairie du centre qui a la capacite d'accueillir un grand nombre de personnes pour obtenir un devis et savoir le matériel dont ils disposent. Cet événement est prévu pour la fin du mois de mai.

Le mardi soir nous avons eu une réunion avec des propriétaires de cafés et Emily C, qui s'occupe principalement du marketing et des relations publiques, pour concrétiser le Coffee & Tea Festival. Le PowerPoint que j'avais réalisé nous a servi de support et nous avons gardé quelques idées. J'ai du le modifier le lendemain suite au brainstorming de la réunion qui a permi d'apporter de nouvelles idées. Comme je suis en charge de cet événement, j'ai écrit la "Minutes" de la réunion (résumé de ce qui a été retenu) et commencé à définir le budget (brochures, affiches, musiciens...) et demander des devis pour des locations de barnums pour abriter le Festival.

 

A ce jour je ne me sens pas trop à ma place dans ce bureau car je trouve qu'il n'y a pas assez "d'actions", on ne voit personne... J'ai hâte d'arriver au mois de Mai car les croisières vont nous occuper la plupart du temps et nous permettre d'être un peu sur le terrain, avec d'autres gens.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour faire la promotion de la course internationale "Wings for life" sponsorisée par Redbull, la radio nationale est venue s'installée à Dún Laoghaire pour une journée! Le départ a eu lieu dans la ville le dimanche 3 Mai et comptait plus de 2000 personnes.

 

 

Semaine du 27 avril au 1er mai

Lundi nous avons eu une réunion avec Sven et Melanie pour résumer les tâches accomplies la semaine précédente et ce qu'il y a à faire cette semaine. 

Je dois travailler sur l'événement B2B Day et le présenter sur PowerPoint avec le lieu, la date... Nous avons choisi le speed business dating pour que les professionnels puissent se rencontrer et créer des partenariats ou élargir leur réseau professionnel. Je suis en charge d'organiser cette rencontre qui comptera environ 40 participants. J'ai donc fait des recherches pour savoir comment mettre tout en oeuvre et soumettre mes idées à Sven.

J'ai créé la page Linkedin du BID car je l'utilise personnellement et je trouve que c'est important pour la réputation d'une entreprise et pour son réseau de communication. J'ai importé les contacts de Gmail que nous avons et nous avons déjà reçu beaucoup de demandes de "connections" qui souhaitent nous suivre.

J'ai répondu aux emails des étudiants volontaires pour l'accueil des croisiéristes qui ce sont manifestés. Je les ai convié le 7 mai prochain pour la réunion de préparation que Melanie et moi allons animer.

 

Le mardi nous avons eu une réunion le matin avec les représentants des centres commerciaux, théâtre, port... pour résoudre les problèmes de manque de parking à Dún Laoghaire ou le fait qu'ils soient vides la plupart du temps. Des actions doivent être mises en place pour faire changer la situation. Une autre réunion aura lieu dans quelques semaines.

J'ai retravaillé sur le PowerPoint du Coffee & Tea Festival car j'ai reçu des cotations pour le budget prévisionnel à intégrer dans la présentation.

 

Le mercredi et jeudi j'ai contacté le directeur de la librairie Lexicon pour avoir des devis pour l'événement B2B et pour nos futures réunions avec les membres du BID. J'ai obtenu un rendez-vous le vendredi matin.

Leah, stagiaire au Harbour Lodge, qui travaille aussi sur l'organisation de l'arrivée des croisières. Elle m'a envoyé des détails à ajouter au PowerPoint pour les volontaires et nous avons à nouveau eu une réunion pour la préparation du jour-J qui approche à grands pas (11 mai).

J'ai continué à réaliser la brochure du Christmas Festival suite à la réunion du 30/04 avec les membres en charge d'organiser cet événement avec nous. J'ai dû y ajouter les nouveaux projets retenus et mettre à jour les anciens, mais j'ai le sentiment que mon travail est parfois inutile car ce que je fais est toujours refait...

 

J'ai fini la semaine en rencontrant Paul K. à la librairie pour une visite des salles de conférences. J'étais plutôt contente de ce rendez-vous car j'y suis allée seule et j'ai pu obtenir toutes les informations dont on a besoin pour louer différents espaces. La vue depuis les salles de réunions dans la nouvelle librairie est à couper le souffle. Comme je venais de la part du BID, j'ai eu des réductions!

J'ai donc pu faire les cotations des événements à venir qui se dérouleront à la librairie.